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Recrutement de 01 Assistant (e) Admin Fin / RH

Entreprise: Médecins du Monde Belgique
Niveau d'etude: BAC + 5
Localité: Niger / Niamey
Date limite: 2020-03-06

Descriptif de poste : Assistant (e) Admin Fin / rh PROJET RECOSA TERRA

FONCTION :
Sous la responsabilité hiérarchique du chef de projet RECOSA et fonctionnelle de la Responsable Finance Nationale et l’Administrateur National, il ou elle travaille en étroite collaboration avec l’équipe de la base. 70% de temps en finance et 30% en Administration RH

Raison d’être de la fonction
Une gestion efficace des finances, des ressources humaines et des aspects administratifs.
Un leadership fort vis-à-vis de toute l’équipe.
Un développement des compétences du personnel de la base.
Rôles
En tant que

Finance :
Gestion trésorerie

Effectuer le paiement des fournisseurs/partenaires, des salaires, des perdiems et des avances dûment validées par la Responsable Financière et approuvés par le Coordinateur Programme ;
Assurer l’approvisionnement et la tenue de la caisse de Terra
Contrôler et vérifier la cohérence entre solde physique et théorique de la caisse de manière hebdomadaire et produire un comptage de caisse contresigné par le Responsable Financier ;
Contrôler et vérifier la cohérence entre solde physique et théorique de la caisse le dernier jour ouvrable du mois et produit un comptage de caisse contresigné par la Responsable Financière.
Gestion Comptable

Encoder les données comptables de la caisse dans le logiciel comptable SAGA dans le respect du plan comptable et des consignes d’harmonisation
des libellés ;
Editer et archiver la liasse comptable mensuelle ;
Contrôler avant tout paiement la conformité des factures et des dossiers d’achat aux procédures financières et d’achats internes et aux procédures
bailleurs ;
Analyser les justificatifs des opérations financières et comptables de la base et soumettre à la validation du Responsable Finance
Tenir à jour les délais de clôture des caisses et de la comptabilité de la base.
Scanner chaque fin du mois toutes les pièces comptables après vérification et validation de la Responsable Financière Nationale suivant la procédure d’archivage
Participer activement au processus des clôtures mensuelles et annuelles
Tenir correctement les livres des chèques, cash et avances de la base
Assurer une liaison permanente avec les gestionnaires des partenaires du projet en vue de réceptionner, contrôler et faire des retours constructifs
Gestion Budgétaire

Affecter les dépenses dans le respect des lignes budgétaires du bailleur et celles de MdM
Veiller au respect du circuit et des seuils d’autorisation de dépenses
Collaborer à la réalisation des dépenses prévisionnelles de la base
Participer au processus d’élaboration du suivi budgétaire mensuel de la base
Appuyer la Responsable Financière Nationale dans le processus de briefings du personnel MdM BE de la base sur la procédure financière, comptable et politique de sécurité des fonds et dans la mise en œuvre de celle-ci

Administration/RH
Suivre le planning des congés du personnel ;
Faire le suivi des mouvements du personnel notamment les autorisations d’absence et les récupérations d’heures
Suivre et mettre à jour le dossier du personnel
Préparer les états de paiement des prestataires de la base
S’assurer de la tenue régulière des registres courrier : Réceptionner, dispatcher et archiver les courriers de la base
Veiller au respect du règlement intérieur et les conditions d’engagement de MDM-Be
Appuyer l’Administrateur National dans le suivi du processus d’évaluation et garantir l’archivage et la confidentialité des documents RH
Elaborer le rapport mensuel de ses activités
Compétences techniques
Formation : Licence ou B.T.S ou D.T.S en Finance, Administration,

Expérience : Expérience indispensable dans un poste similaire d’Assistant Administratif et Financier d’au moins 1 an. Une expérience de travail dans une ONG est un plus ;

Compétences : Connaissance des politiques et procédures de base de l’administration, des finances ; capacité d’organisation, d’analyse et de synthèse, compétences rédactionnelles, connaissance de la gestion comptable.

Qualités : Rigueur et moralité irréprochable, discrétion, diplomatie, esprit d’équipe, flexibilité, bonne gestion du stress, patient, sens de l’archivage et de l’organisation, bon pédagogue. Grande capacité d’apprentissage et d’adaptation.

Informatique : Maîtrise du pack MS Office. Connaissance de SAGA est un plus ;

Langue : Maîtrise du français ;

MdM est engagée dans la lutte contre la corruption, la fraude, l’exploitation et les abus sexuels.

MdM s’engage pour l’insertion des personnes en situation de handicap et lutte contre toutes les discriminations. Les candidatures féminines sont vivement encouragées.